Publié dans le Journal de Montréal/Journal de Québec, section Dans vos poches, 5 octobre 2016

On peut lire l’article ici.

Tenue de livres. Comptabilité. Au secours!

Ça fait 30 ans que j’écris à la pige. Ça fait 30 ans qu’aucune solution comptable ne fait mon affaire. Ça me frustre chaque fois que je fais ma tenue de livres, le premier du mois. Est-ce que j’équilibre mes comptes? Je respecte mon budget? Mes objectifs? Combien de TPS/TVQ dois-je payer? Mes revenus et dépenses baissent ou augmentent? Comment me faire une idée claire de ma situation financière? Dois-je maîtriser un logiciel comptable? Y a-t-il une solution pratique, quelque part?

Vous êtes travailleur autonome et mes questions vous sont familières?

Vous travaillez peut-être avec Excel: attention aux erreurs de saisie ou de formules. Vous envoyez tous vos papiers chez le comptable: ça coûte plus cher que de faire soi-même sa tenue de livres et les bilans ne sont pas instantanés. Et ça se corse quand il faut calculer les remises de taxes, les frais de déplacement, préparer un devis, ou lorsque le fisc débarque pour une inspection.

Vos options

Heureusement, internet et le nuage peuvent améliorer considérablement votre qualité de vie. Ces solutions fonctionnent à partir de plates-formes comptables établies, auxquelles on a greffé une interface qui vous permet d’accéder ou d’inscrire vos données. Plusieurs vous offrent de modifier à votre goût la mise en page de vos factures ou de vos documents, d’ajouter des logos, des notes, des scans, etc. L’étape la plus fastidieuse: inscrire les données de vos clients et fournisseurs dans la base de données, mais vous ne le faites qu’une fois.

La Banque de développement du Canada dresse une liste complète de ces applications ici. Pour ma part, je craque pour deux produits québécois: Gérez et facturez, de Desjardins, et Momenteo, développée à Québec spécifiquement pour les travailleurs autonomes. Certaines, comme la québécoise Avantage, et la canadienne Freshbooks, sont multi-usagers. Cette dernière accepte d’ailleurs les reçus numérisés avec un téléphone. D’autres permettent de suivre vos finances personnelles et professionnelles en parallèle, comme la canadienne Kashoo, ou offrent même la gestion de performance, comme la québécoise IPSObiz, ou la gestion de projets, comme Kiwili, de Montréal.

Autre avantage de ces technologies: il est possible d’accorder un accès à votre comptable pour qu’il puisse vérifier et télécharger vos chiffres afin de préparer vos bilans, vos rapports de taxes ou vos impôts.

Certaines applications sont gratuites ou coûtent jusqu’à 30 $ par mois (avec essais gratuits). Surveillez celles qui offrent la version francophone Mac, IOS ou Android, et le paiement en ligne de vos clients (PayPal, cartes de crédit).

Conseils

• Scannez et conservez tout: factures, relevés, rapports d’impôt, de taxes, documents de toute nature.
• Allez-y par étape: commencez par la facturation, les dépenses, puis les déplacements, les devis, etc.

Quelques avantages

• Réduction des comptes en souffrance
• Meilleure prise de décision
• Création d’états financiers consolidés et de rapports clairs
• Calcul du temps alloué à chaque projet
• Calcul des taxes de vente
• Économies de temps importantes