Publié dans le Journal de Montréal/Journal de Québec, section Dans vos poches, 6 mai 2020

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Québec autorise désormais les syndicats de copropriété à tenir des assemblées virtuelles de copropriétaires. Ils ont intérêt à les tenir s’ils veulent respecter la loi.

Avant la pandémie, seuls les administrateurs d’un syndicat de copropriété pouvaient se réunir en conférence à distance. Mais Québec autorise depuis peu les assemblées annuelles et spéciales en mode virtuel.

« On se comprend que, pour un triplex, ce n’est pas la même chose que pour une tour de 200 appartements », explique Me Yves Joli-Cœur, spécialiste du droit de la copropriété.

Plusieurs applications permettent d’organiser des réunions virtuelles (Zoom, Signal, Jitisi Meet, FaceTime, Skype, Google Hangouts, Messenger, ainsi que la Québécoise Mybys de Facilis Global). Certaines imposent toutefois un nombre maximum de participants ou une limite de durée des échanges.

Se réunir tous sur le même écran n’est pas une garantie de succès. « Il faut faire en sorte que les décisions soient prises d’une manière à éviter des contestations judiciaires », insiste Me Jolicoeur.

Se préparer adéquatement

Les organisateurs doivent s’assurer à l’avance que les copropriétaires disposent de la même application (indiquée à l’avis de convocation) et que tous la maîtrisent, notamment les copropriétaires âgés.

« Enfin, ils devraient se doter de mesures de contrôle des présences pendant l’assemblée, afin d’identifier adéquatement chacun des copropriétaires pour assurer le quorum, explique François Daigle, vice-président de la firme de sécurité informatique Okiok. Et on n’a pas besoin d’une technologie de 350 000$ pour y arriver. »

Certaines décisions se prennent souvent par vote secret (élection des administrateurs, consultation sur le budget, modification au règlement d’immeuble…).

Le cabinet d’avocat De Grandpré Jolicoeur propose depuis quelques jours sa plateforme numérique de gestion des assemblées de copropriétaires, assembleevirtuelle.com. Cette technologie combine une application de visioconférence et une plateforme où chaque syndicat a sa propre salle virtuelle, où sont enregistrés présences et votes secrets. La technologie permet d’enregistrer les votes selon les quotes-parts de chaque unité. Le service sera offert à 100$ par assemblée, peu importe la taille de la copropriété, avec ou sans assistance technique.

La société Solution Condo, qui produit le logiciel de gestion de copropriété Upperbee, offrira sa propre plateforme d’assemblées virtuelles le 18 mai prochain. De son côté, Immo Square va aussi offrir, d’ici quelques semaines, une application offerte sur ordinateur, téléphone et tablette, qui va régler ce problème. Elle fera appel à l’identification à deux facteurs pour inscrire les copropriétaires et enregistrer leurs votes. La tarification variera selon la taille de la copropriété, mais on parle de quelques centaines de dollars par assemblée.

CONSEILS

• Prévoir une période de contrôle des présences en début d’assemblée pour établir le quorum. Exiger des copropriétaires qu’ils aient une preuve d’identité avec photo (permis de conduire, passeport) : chacun l’exhibe à la caméra lorsqu’on demande le numéro d’unité, que le scrutateur ou secrétaire note sur une liste où sont aussi inscrites les procurations des absents. Cette étape peut se faire individuellement à l’avance.
• Chaque copropriétaire doit fournir à l’avance son numéro de téléphone ou adresse courriel pour valider les votes secrets.
• Lors des scrutins, chaque vote (par courriel ou texto) est inscrit dans un registre tenu par le secrétaire d’assemblée. Gardez en tête que le résultat pourrait théoriquement être contesté en cour.
• On évite les applications de type Doodle, Google Surveys, Survey Gizmo ou SurveyMonkey, qui ne garantissent pas l’intégrité du vote.
• Les assemblées des petites copropriétés peuvent être tenues à partir des balcons ou dans la cour, en maintenant la distanciation sociale…